Depuis 2020, la facturation électronique est déjà en service pour toutes entreprises travaillant et échangeant des factures avec l’État (B2G).
Le 1er juillet 2024, la dématérialisation de factures deviendra obligatoire pour toutes les grandes entreprises françaises. Moyen pour l’État de lutter contre la fraude à la TVA, cette nouvelle réforme se veut faciliter la vie des entreprises notamment en termes de déclaration de TVA. Ainsi, l’État aura également une meilleure visibilité sur l’activité économique en France et ce, en temps réel.
Pour mieux comprendre le sujet, Zakaria Cheggour, Chef de projet EDI ADEQUATI, nous explique !
La réforme sur la dématérialisation de factures : contexte et obligations
Rappel des obligations liées à la réforme sur la dématérialisation de factures
Basée sur l’article 153 de la loi finance 2020, la réforme impose que toutes les entreprises assujetties à la TVA puissent émettre, transmettre et réceptionner des factures numériques (appelées également e-invoicing). Les entreprises auront l’obligation de faire parvenir ces informations à l’administration fiscale à travers un Portail Public de Facturation (PPF). À ce jour, c’est le système d’échange Chorus qui est utilisé.
Ces obligations s’appliqueront pour les échanges de factures entre entreprises françaises mais également pour toutes transactions internationales B2B, B2C ou relatives à des prestations de services (appelées e-reporting).
Les entreprises non-assujetties à la TVA devront quant à elle être en capacité de réceptionner des factures électroniques.
Enfin, si la dématérialisation de factures sera obligatoire pour les grandes entreprises le 1er juillet 2024, elle le sera au 1er janvier 2025 pour les entreprises intermédiaires et 1er juillet 2026 pour les petites entreprises.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ? (ou e-invoicing)
Une facture électronique ou e-invoicing est une facture qui est structurée et éditée dans un format permettant un traitement informatique. L’idée sous-jacente est qu’elle puisse être interprétée et traitée par le portail Chorus de l’administration fiscale.
Pour cela, elle doit être éditée en xlm sous des normes spécifiques. Les normes actuellement acceptées sont UBL, CII et Factur-X.
Elle doit également comprendre 24 mentions obligatoires qui sont nécessaires à l’administration fiscale comme :
- l’identité du vendeur et du client
- la TVA
- le N° Facture
- le montant de la facture HT
- le SIREN
- l’adresse de livraison ou de réalisation de service
- la nature de l’opération
- l’option de paiement de TVA...
Le parcours des factures dématérialisées
Les entreprises devront donc transmettre leurs factures électroniques au Portail Public de Facturation (PPF) de l'État : Chorus Pro.
Pour cela, 3 cas de figure sont possible :
1°) L’entreprise a la capacité de produire et de gérer elle-même des factures xml normées UBL, CII et Factur-X. Dans ce cas, elle pourra directement les soumettre au Portail Public de Facturation (PPF).
2°) Si ce n’est pas le cas, elle passera alors par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) comme Generix par exemple qui s’en chargera pour elle.
3°) Si l’entreprise utilise déjà une solution de facturation électronique, elle conservera alors son prestataire de service et passera par la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) qui gérera pour elle l’envoi à la plateforme Chorus Pro.
À noter : les entreprises et fournisseurs ne pourront plus échanger directement les factures entre eux - ils devront obligatoirement transiter via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Au-delà de la transmission électronique des factures, les entreprises devront également partager de manière régulière à l’administration fiscale les statuts de leurs factures selon différents cas de figure prévus par l’administration. (dépôt, rejet, encaissement...)
Quelles conséquences pour les entreprises et leur SI ?
Cette nouvelle réforme implique nécessairement une adaptation du système d’information des entreprises. En effet, elle induit une évolution notable dans les processus de facturation et le traitement de l’information.
Il va donc s’agir pour les entreprises d’être compatibles avec les normes techniques requises. Elles vont devoir être capable de produire et d’accepter des formats de fichier électronique xml normés CII, UBL ou Factur-X mais aussi de mettre en place les protocoles de transfert de données adaptés (RVA, AS2, FTP/SFTP, Web services). Le tout devra bien évidemment répondre à des normes de sécurité spécifiques.
On devrait par ailleurs voir apparaître une démocratisation de la signature électronique pour un suivi complet de tout le cycle de facturation.
La méthodologie de projet idéale pour la mise en place de la dématérialisation de facture
Pour la mise en place d’un projet de dématérialisation de facture, il est nécessaire de respecter les étapes habituelles d’un projet IT :
- Analyse des besoins dans l’entreprise avec idéalement en amont une étude d’impact,
- Rédaction d'un cahier des charges prenant en compte les spécifications fonctionnelles dédié à la dématérialisation de facture,
- Sélection d’un prestataire EDI,
- Conception de l'architecture avec rédaction des spécifications techniques,
- Développements et tests de la solution,
- Mise en place et formation des utilisateurs,
- Maintenance et évolution du système.
Les experts IT à mobiliser pour un projet de dématérialisation de factures
Connaissance pointue de la nouvelle réforme et des réglementations en cours ainsi que des processus métier, compétences techniques, expérience en gestion de projet ainsi que maîtrise des solutions et acteurs de la dématérialisation sont nécessaires pour la mise en place d’un tel projet.
Il n’est donc pas rare de voir intervenir un chef de projet EDI, un responsable métier (directeur de projet, comptable ou prestataire EDI), un architecte, des développeurs, des testeurs et des techniciens support sur ce projet.
Des gains significatifs pour les entreprises
Au delà de la réforme, les entreprises ont tout de même un réel intérêt à passer au plus vite à la dématérialisation de factures :
- Réduction des coûts : réduction de temps et des ressources comptables dédiées au traitement des factures, suppression des frais d'impression, frais d'envoi et de l’espace de stockage des factures papier...
- Amélioration de l’efficacité : accélération du processus de facturation, réduction des délais de paiement, limitation des erreurs humaines
- Meilleure visibilité et traçabilité du cycle de vie de la facture
- Accès en temps réel aux différents statuts du traitement de la facture
- Gain de temps dans l’identification de problèmes potentiels et des déblocages
- Renforcement de la confiance dans la relation commerciale entre client et fournisseur.
2024, c’est demain ! Et les entreprises n’y échapperont pas. Si vous n’avez pas encore enclenché votre projet de dématérialisation de factures, il est encore temps.
Vous avez un projet de dématérialisation de facture pour votre entreprise ?
Contactez notre cabinet en transformation digitale Adequati !
Cet article a été rédigé avec l’intervention de Zakaria Cheggour - Chef de projet EDI ADEQUATI
